A l'origine, l'Amoureux et moi-même ne voulions pas de wedding-planner. Nous n'y étions pas farouchement opposés, c'est juste qu'on estimait pouvoir s'en sortir, surtout qu'on avait beaucoup de temps devant nous.
Et puis finalement, nous sommes tombés sur un os et si nous voulions que tout soit bien coordonné sans passer pour des tyrans auprès de nos invités, la solution était de faire appel à un professionnel de l'organisation pour nous aider sur le fameux os et pour la coordination du D-Day, sans l'organisation de A à Z en amont, qui était déjà bien avancée.
Nous avons donc cherché sur Internet et par le bouche-à-oreille, et nous en avons retenu quatre.
L'Amoureux ayant beaucoup de mal à déléguer, il est arrivé aux entretiens avec toute une liste de questions et un plan en 4 feuillets de notre problématique principale ! Ça peut prêter à sourire, mais au moins les choses sont claires et on n'oublie rien.
Au final, voici comment nous avons choisi la personne avec qui nous allions travailler :
- La première rencontrée a été éliminée tout de suite car on ne la sentait pas organisée du tout, un comble pour quelqu'un qui se dit professionnelle de l'organisation événementielle : pas de chiffres précis sur son activité, présentation de dossiers sur des feuilles d'écoliers, papier à en-tête de sa précédente agence (quittée six mois auparavant), devis inadapté à notre budget...
- La deuxième est venue chez nous. Très carrée dans l'organisation je pense, mais elle semblait un peu froide et ne mettait pas en avant son contact avec nos invités, alors qu'on aurait aimé que nos invités aillent spontanément vers elle en cas de doute.
- Nous avons ensuite rencontré une équipe jeune et dynamique. Le contact est très bien passé : rigoureux, avenants, plein d'idées et d'attentions pour les invités, on avait l'impression qu'ils étaient emballés de travailler avec nous et une équipe de 4 personnes aurait été chargée de notre mariage.
- Puis la dernière, très posée, pragmatique, avec une anticipation de l'événement qui nous a impressionnés, de l'expérience, de la sérénité, un côté discret mais pas effacé.
Après avoir beaucoup hésité entre les deux derniers, nous avons finalement retenu la dernière wedding planner*.
Nous avons convenu de faire une fois par mois un point sur les avancées, par mail, et au besoin de nous rencontrer peut-être deux ou trois fois d'ici notre mariage. Elle nous a fait des retours très précis sur le point qui nous préoccupait, répond toujours rapidement à nos interrogations alors qu'elle n'est chargée que de la coordination du Jour-J et pas de l'organisation en amont. Bref on s'entend très bien avec elle et jusqu'à présent on ne regrette pas :)
Mes conseils :
- Soyez gentils et le wedding planner aura envie de travailler avec vous (ça paraît évident, mais je présume qu'ils ont affaire à des bridezillas de temps en temps)
- Si vous ne souhaitez pas qu'il/elle s'occupe de la déco, regardez son book mais en posant des questions techniques sans vous attarder sur l'esthétique : et comment vous avez fait ça, quand l'avez-vous installé, combien de personnes vous ont aidé ?
- Demandez-lui si des assistants sont prévus, et comment ils seront rémunérés
- Faites-vous bien préciser quel sera le référent au cas où il y aurait plusieurs employés dans l'agence
- Dans le devis proposé, il n'y aura pas les frais annexes type repas à prévoir, hébergement éventuel, alors n'oubliez pas d'ajouter ces dépenses dans votre calcul final surtout s'il y a plusieurs personnes pendant la soirée
- Comme le wedding planner est censé vous représenter et être le lien entre vous et les interlocuteurs, choisissez quelqu'un qui saura se faire entendre sans stresser tout le monde, sans être désobligeant, bref ne choisissez pas un dictateur, car beaucoup de prestataires type traiteur ou DJ sont encore réticents à travailler avec des WP parce qu'ils connaissent leur métier et ne comprennent pas qu'on vienne leur dire comment faire. Il faut que la personne fasse passer les messages en douceur, elle n'est pas le petit chef de tout le monde, elle n'est pas au-dessus, elle est là pour vous relayer, c'est tout.
*Comme elle vient de lancer son entreprise, je ne la citerai pas car je pense que vous ne trouverez pas d'infos sur elle sur le net. Et puis, le grand jour n'étant pas encore passé, je ne peux pas donner un avis définitif sur son travail. Mais si vraiment vous voulez obtenir ses coordonnées, écrivez-moi. L'autre agence que nous aimions bien c'est Anaël ; l'esthétique du site fait peur, mais ne vous arrêtez pas à ça, ils sont très sympas et pros.
